Przez jaki okres czasu należy przechowywać dokumenty firmowe?

Jednym z wielu obowiązków przedsiębiorcy jest przechowywanie dokumentów firmowych. Ważne jest, aby wiedzieć przez jaki okres czasu trzeba archiwizować poszczególne dokumenty księgowe. Jest to istotne z dwóch względów.

Po pierwsze, aby przedawnione akta, papiery, dowody wpłat nie zajmowały zbyt wiele miejsca, a po drugie abyśmy przez omyłkę nie zniszczyli czegoś co może w niedalekiej przyszłości okazać się niezbędne. Artykuły ordynacji podatkowej narzucają na właściciela obowiązek prowadzenia

i przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów z tym związanych. Okres przedawnienia w wypadku ksiąg rozchodu i przychodu, ewidencji środków trwałych, rejestru VAT, dokumentów inwentaryzacyjnych, dowodów księgowych i pozostałych dokumentów dotyczących działalności wynosi 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Niezwykle ważnymi dokumentami, jakie każdy podatnik powinien przechowywać są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. Stosowne regulacje w tej kwestii podjęte zostały w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Pogłębiając treść artykułu znajdujemy, iż zarówno kopie deklaracji rozliczeniowych jak również imiennych raportów miesięcznych, a także dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek powinien przechowywać przez okres 5 lat. Czas ten liczony jest od daty ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego do siedziby ZUS. Wspomniany okres 5 lat został wprowadzony od 1 stycznia 2012 roku.

Wszystkie dokumenty przekazane do ZUS do dnia 31 grudnia 2011 obowiązkowo należy przechowywać przez okres 10 lat. Należy o tym pamiętać w momencie kontroli. Pamiętajmy, że nieznajomość prawa nie zwalnia nas z odpowiedzialności jego przestrzegania, a jako płatnicy szczególnie powinniśmy dbać o wszystkie kwestie formalne i znać przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów księgowych. Jest to spowodowane naszym bezpieczeństwem i komfortem iż wezwani do ZUS czy innej instytucji nie będziemy musieli denerwować się nawet rutynową kontrolą, którą każda z instytucji ma prawo przeprowadzić.