Co to jest księga rachunkowa?
Jednym z ważniejszych obowiązków każdego przedsiębiorstwa jest ewidencjonowanie swoich przychodów i rozchodów. Forma owego ewidencjonowania zależna jest od wielkości firmy – uproszczona księgowość przeznaczona jest dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółki cywilne osób fizycznych, a także spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne, których dochód za poprzednik rok obrotowy nie przekroczył 2 000 000 euro. Ten rodzaj księgowości opiera się na prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów. Z kolei księgowość pełna obowiązuje większe firmy – spółki handlowe oraz cywilne, a także osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie oraz spółdzielnie socjalne o przychodach za poprzedni rok obrotowy przekraczających 1 200 000 euro. Pełna księgowość jest nieco bardziej skomplikowana i opiera się na prowadzeniu ksiąg rachunkowych – czym są i w jaki sposób się je sporządza?
Podstawa pełnej księgowości
Księgi rachunkowe to zestawienie zapisów księgowych, a więc rejestracja obrotów i sald oraz wykaz aktywów i pasywów firmy. Tworzą je następujące elementy: dziennik, księgi główna oraz pomocnicza, zestawienie obrotów i sald oraz wykaz składników aktywów i pasywów. Prowadzi się je chronologicznie i rzetelnie, w języku i walucie polskiej. Ewidencją tego rodzaju można zajmować się samodzielnie, jak również przekazywać ją firmie zewnętrznej, korzystając z outsourcingu księgowości. Niezbędne jest stworzenie dokumentu określającego politykę rachunkowości, która zawierać powinna przyjęte przez przedsiębiorstwo zasady – wyznaczenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.
Zapisy w księgach rachunkowych powinny być poprawne, a więc zgodne ze stanem rzeczywistym, zawierające wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania dowody związane z operacjami gospodarczymi dokonanymi w danym miesiącu, posiadające ciągłość zapisów i bezbłędne obliczenia.
Elementy ksiąg rachunkowych
- DZIENNIK
W dokumencie tym chronologicznie ujmuje się operacje gospodarcze. Powinien być prowadzony tak, by suma jego zapisów była zgodna z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej.
- KONTA KSIĘGI GŁÓWNEJ
Jest to systematyczne, chronologiczne ujęcie zdarzeń uprzednio zarejestrowanych przez dziennik – zgodnie z zasadą podwójnego zapisu.
- KONTA KSIĄG POMOCNICZYCH
Stanowią one uzupełnienie kont księgi głównej – są to odrębne systemy ksiąg ,kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, które są zgodne z zapisami kont księgi głównej.
- ZESTAWIENIA OBROTÓW I SALD
Zestawienie sporządza się pod koniec okresu sprawozdawczego – najczęściej pod koniec każdego miesiąca; bazuje ono na zapisach kont księgi głównej. Dokument zawiera symbole kont oraz salda i sumy kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.
- WYKAZ SKŁADNIKÓW AKTYWÓW I PASYWÓW
Dokument ten mają obowiązek sporządzać podmioty, które uprzednio prowadziły księgi rachunkowe niezgodnie z ustawą.
Źródło: MDDP Outsourcing – Księgowość