Jak zorganizować konferencję?

Organizacja konferencji wymaga doskonałego planowania i dużej uwagi na początku oraz w trakcie wydarzenia. Wszystko to powinno być efektem pracy zespołowej i twórczej wyobraźni, a także zdolności przewidywania i drobiazgowego planowania.

Budżet przedsięwzięcia

Zaczynamy od starannego opracowania projektu ze szczególnym naciskiem na jego budżet. Musimy wybrać lokalizację, przygotować agendę, system rejestracji uczestników, a także obsługę gości przy zakwaterowaniu, cateringu oraz transportu. To również dbałość o materiały konferencyjne jak druki reklamowe, ulotki czy teczki. Jeśli organizujemy konferencję po raz pierwszy, możemy zaufać profesjonalnej agencji, doświadczonej w organizacji tego typu imprez.

Agencje gwarantują wysoki poziom imprez i sprawność w organizacji. To także indywidualne podejście do klienta i zdolność do organizacji różnego typu przedsięwzięć za pomocą sprawdzonego zespołu ludzi.

Samodzielne przygotowanie konferencji

Samodzielne przygotowanie konferencji to zadanie trudniejsze, aczkolwiek możliwe do realizacji. Zaczynamy od jego budżetu. Im większe środki tym oczywiście większe możliwości. Będzie wtedy szansa na zadbanie o wydarzenia towarzyszące jak ciekawy koncert czy też stworzenie materiałów wyższej jakości. Jeśli brakuje nam środków, możemy postarać się o fundusze unijne lub sponsorów dla przedsięwzięcia. Receptą na zbyt niski budżet jest też próba obniżenia kosztów poprzez staranne porównanie usług oraz negocjowanie cen z dostawcami.

Następnym krokiem jest zadbanie o kanały dotarcia do uczestników konferencji. Najlepiej wybrać internet. Stworzenie strony konferencji z formularzem rejestracyjnym, informacjami o płatnościach i aktualnościami jest bardzo dobrym pomysłem. Powinniśmy się postarać też o odpowiedni prestiż konferencji poprzez nadanie jej rozgłosu. W mieście, w którym ma się odbyć konferencja, powinniśmy zadbać o patronów, np. burmistrza czy prezydenta.

Rejestracja uczestników

Przy rejestracji uczestników należy pamiętać, by przeprowadzić ją odpowiednio wcześnie, tak by przygotować się odpowiednio do liczby gości. Warto wprowadzić wyższe opłaty rejestracyjne dla osób, które zdecydują się w ostatnie chwili, tak by zachęcić do wcześniejszej rejestracji. Wiedząc ilu będzie gości będziemy mogli zadbać o odpowiedni catering, uwzględniający zapotrzebowanie na posiłki i napoje także w krótszych przerwach w konferencji. Posiłki powinny także służyć nawiązywaniu relacji. Przede wszystkim jednak ma być sprawnie i smacznie dlatego wybór odpowiedniej firmy cateringowej to podstawa.

Podstawową kwestią jest też wybór obiektu na konferencję i zakwaterowanie uczestników. Zadbaj o standard odpowiedni do klasy gości — np. wyższy standard i znajomość angielskiego przez obsługę to podstawa przy przyjmowaniu uczestników zagranicznych. Znajdź idealne miejsce na konferencję na warszawa.salekonferencyjne.pl . Można także znacznie obniżyć budżet, porównując oferty hotelowe, ale nie staraj się zanadto oszczędzać na noclegu. Dotyczy to też obiektu na samą konferencję. Zadbać trzeba o odpowiednią obsługę techniczną i wysoką jakość sprzętu konferencyjnego. Ważna jest także odpowiednia ilość przestrzeni, tak by pomieścić nie tylko gości, ale i wystawców.

Oprócz części merytorycznej konferencji warto pamiętać o imprezach towarzyszącym. Dobrym pomysłem są wycieczki, jeśli lokalizacja konferencji jest ciekawa. Sprawdzą się także takie wydarzenia jak koncert czy imprezy integracyjne, także sportowe.